تفكيك و تقسيم‎بندي فعاليتها برحسب اولويت‎هاي زماني حسب امكانات موجود و ضوابط فني از اصول  اوليه مديريت اجرايي مي‎باشد. انجام فعاليت‎هاي فرهنگي و اجتماعي وقتي اثربخش خواهند بود كه علاوه بر هدفمداري به پارامتر مهم زمان توجه ويژه داشته باشيم.

چنانچه در اصول اوليه طراحي و برنامه‎ريزي به انجام هر كدام از فعاليت‎ها در زمان خاص خود توجه نشود اثرگذاري لازم را نداشته و يا بدليل عدم سازگاري با ديگر فعاليت‎هاي انجام شده اثرگذاري كمتري خواهند داشت. لذا توجه به مديريت زمان و كنترل و نظارت در اجراي دقيق هر كدام از فعاليت‎ها براي رسيدن به اهداف موردنظر به ما اين امكان را خواهد داد تا با توان لازم نسبت به انجام هر پروژه در زمان مقرر دقت بيشتري داشته باشيم.

شيوه‎نامه استفاده از جدول زمانبندي فعاليتها

روند كلي از اين قرار است  كه براي پروژه‎هاي مختلف فعاليتهاي تحت پوشش تفكيك و نامگذاري مي‎شود. طبيعتاً در اين تقسيم‏بندي اولويت‎هاي زماني مهمترين ملاك مي‎باشد.

به عنوان مثال چنانچه پروژه 01 به 5 فعاليت تقسيم شود ابتدا بايد فعاليتي انجام شود كه به فعاليت ماقبل خود وابستگي نداشته باشد و چنانچه چند فعاليت هيچكدام به همديگر وابستگي نداشته باشند بايد فعاليتي انجام شود كه مهمتر است. گاهاً ممكن است انجام فعاليت‎ها به همديگر وابستگي نداشته باشند و ممكن به پارامترهاي ديگري از جمله مسائل و سياستهاي كلي وزارتخانه و يا عوامل ديگري وابستگي داشته باشد. مثلاً چنانچه قرار باشد عمليات فيلمبرداري از مناظر طبيعي و يا كشاورزي انجام گيرد بايد درباره زماني طراحي شود كه كمترين اتلاف وقت را داشته باشيم و مسائلي اقليمي، هواشناسي و... در نظر گرفته شود.

لذا ابتدا بايد در طراحي زمانبندي هر كدام از پروژه‎ها، كارشناسان موضوعي فعاليت‎هاي مختلف را با ديدگاههاي كارشناسي و فني بهترين زمان براي انجام بهينه آن فعاليت را با ذكر وابستگي‎هاي فني مشخص، سپس زمان بهينه را براي اجراي آن در جدول پيوست مشخص نمايند.

مثال:

براي پروژه با كد (01)، 5 فعاليت در نظر گرفته شده است فعاليت A،B، C، D، E، فعاليت A  مهمترين فعاليت است كه بايد ابتدا انجام گيرد همه فعاليت‎ها بجز فعاليت D به آن وابسته‎اند يعني تا فعاليت A  انجام نگيرد ساير فعاليت‎ها انجام نخواهد شد ولي فعاليت D به آن بستگي ندارد و مي‎تواند از ابتدا شروع شود. فعاليت A بلحاظ زماني براساس امكانات موجود به 15 روز وقت نياز دارد و فعاليت D حدود 4 ماه زمان لازم خواهد داشت لذا در جدول بصورت زير مشخص مي‎گردد.

برنامه هاي روابط عمومي زماني با موفقيت روبرو مي شود كه 7 گام اساسي را طي كند. برخي از گامها اساسي هستند و بايد حتما مورد توجه قرار گيرند برخي نيز زياد مهم نيستند. اين گامها به شرح ذيل معرفي مي شوند:

1ـ تثبيت نقش ويژه روابط عمومي در سازمان

          اين مرحله اساسي ترين و بديهي ترين مرحله در فرايند اطلاع رساني موفق است. هدايت و مديريت افكار عمومي بايستي به عنوان يكي از كاركردهاي اساسي به روابط عمومي سپرده شود. روابط عمومي بايستي از موقعيت مناسب حرفه اي برخوردار شود و همان جايگاهي را كه نشريات و روزنامه ها و روابط عمومي سازماني در توسعه ايفا مي كنند داشته باشد. لذا در برنامه هاي توسعه مورد توجه ويژه قرار گيرد. اعضاي روابط عمومي بايستي از مهارتهاي ارتباطات و انگيزه لازم برخوردار باشند.

2ـ تعيين اهداف روابط عمومي

به چه نتيجه اي مي خواهيد برسيد؟ اهداف سازماني شما چيست؟ اهداف روابط عمومی چیست؟

          انتخاب با شماست. شما مي توانيد اهدافتان را هرچقدر كه مي خواهيد آرماني در نظر بگيريد. كليد ارائه كار شما در يك مسئوليت حفظ شور و نشاط و انگيزه بالا است. در اهداف خود اغراق نكنيد زيرا بزرگ نمايي در  اهداف باعث مي شود ريشه هاي تعهد و انگيزه خشك شود و انرژي مثبتي كه جهت دستيابي به اهداف آرماني در حين كار ايجاد مي شود به راحتي از بين برود.

          بهترين روش براي مشخص كردن اهداف روابط عمومي برگزاري جلسات طوفان فكري است. نظرات اعضا جلسه بر روي تخته فهرست شوند. جلسات طوفان فكري به روابط عمومي اين امكان را مي دهد كه اهداف خود را مطابق با نظرات تمام اعضا تطابق داده و در جهت توسعه اهداف متناسب با سليقه هاي گوناگون گام بردارد.

3ـ مشخص كردن نيازها و علايق مخاطبان

          سازمان شما علاقمند است پيامهاي آن به دست چه كساني برسد؟ جواب اين سوال در سازمانهاي مختلف تفاوت مي كند. اما آنچه مهم است علايق و نيازهاي كاركنان در سازمان، مخاطبان بالقوه، جامعه نيازمند به اطلاعات علمي كتابخانه اي ، دانشگاهيان، انجمن هاي صنفي و تشكلهاي حرفه اي مرتبط با سازمان و رسانه هاي گروهي از جمله مخاطبان هستند كه اهداف، نيازها و علايق آنها در ارتباط با سازمان بايستي مشخص شود.

4ـ تعيين پيامهاي روابط عمومي

          پيام شما چيست؟ شما مي خواهيد چه چيزي را به مخاطبان خود بفهمانيد؟ در هر حال پيامها در موقعيتها و سازمانهاي مختلف با هم تفاوت دارند.

5ـ تدوين استراتژي اطلاع رساني

          استراتژيها و راهبردها عنصر كليدي برنامه شما هستند. استراتژي ها شما را در يافتن علايق مخاطبان شما و انتقال پيام به آنها كمك مي كند. به نحوي كه اساس برنامه روابط عمومي به شمار مي رود. به طور خلاصه مي توان فهرستي از استراتژيهاي يك برنامه روابط عمومي را به شرح ذيل برشمرد:

الف) توسعه مستمر اطلاعات روابط عمومي

ب) استفاده از طيف گسترده رسانه هاي گروهي براي انتقال پيام

ج) تبليغ و ترفيع موقعيت سازمان به عنوان يك منبع سازمان مفيد اجتماعي و مسئوليت پذير در جامعه

د) برقراري و توسعه ارتباط با رسانه ها

ه) معرفي جايگاه و موقعيت سازمان به عنوان يكي از ...(متناسب با سازمان مربوطه تفاوت دارد)

و) هماهنگي بيشتر با ساير اعضاي کلیدی سازمان

6- مطابقت برنامه ها با جدول زمانبندي شده يا شرايط مردم

          براي ايفاي نقش موثر به عنوان يك روابط عمومي متعهد، شما بايد بدانيد كه در واحدتان چه چيزي مايه رضايتمندي است.؟ هنگام صحبت كردن از جايگاه روابط عمومي، اغلب از اين موضوع   گله مندند كه من نمي دانستم اين رويداد برنامه ريزي شده بود!

          دو اشتباه بزرگ كه در برنامه ريزي هاي روابط عمومي ها به چشم مي خورد اين است كه نمي دانند چگونه مسئوليتهاي محوله برنامه ريزي شده است وديگر اينكه وقت زيادي جهت اجراي برنامه هاي در اختيار ندارند.

          مدير روابط عمومي جهت دستيابي به موفقيت در برنامه هاي اطلاع رساني بايستي در برقراري ارتباط موفق باشد. بررسی ,پرس و جو و تحقیق  كند. شما نيز بايد بدانيد چه چيزي برنامه‎ريزي شده و چه رويدادهايي در انتظار است. بعد از اينكه اطلاعات لازم را كسب كرديد، بايستي اعتبار و قابليت لازم را براي دسترسي به اطلاعاتي كه مورد نياز عمليات شماست ايجاد كنيد. در جهت كسب اعتبار و احترام براي روابط عمومي همراه با تمامي موقعيتها و امتيازاتي كه مي تواند به آن دست پيدا كند، كوشا باشيد.

شما بايد در پي گسترش حرفه‎اي جايگاه روابط عمومي باشيد، تا جايي كه همه بگويند: ما به كمك شما جهت ارتقا موقعيت و اعتبار فلان طرح يا پروژه نيازمنديم. چنين موقعيتي زماني محقق مي‎شود كه هيئت مديره  و مقامات ارشد سازمان خود را در قبال روابط عمومي متعهد بدانند.

7- تدوين برنامه مكتوب و زمانبندي شده

          يك برنامه مكتوب با يك جدول زمانبندي شده تكميل مي‎شود. بهترين برنامه‎ها، برنامه‎هاي سالانه هستند كه به شما به طور موثري محدوديتها را نشان مي‎دهند.

برنامه روابط عمومی طرح مدونی است كه خطوط كلی فعالیت های گوناگونی را كه قصد انجام آنرا داریم، مشخص می كند. برنامه روابط عمومی در واقع طرح اجرایی عملیات پیشنهادی و نیز توجیه و توضیح ارزشهای این عملیات است. این عملیات می تواند هد‏فهایی كوتاه مدت یا بلندمدت داشته باشد.
یك برنامه روابط عمومی موثر باید مبتنی بر هدفهای روشن و دقیق باشد. مخاطب خاص خود را به درستی بشناسد و به شیوه ای عرضه شود كه توجه آن مخاطب را به سوی خود جلب كند.
لازم به ذكر است اگر بخواهیم برنامه ای اصولی و كارآمد ارائه دهیم بایستی بر سه محور اساسی برنامه روابط عومی یعنی «مخاطبان»، «هدفها» و «پیامهای روابط عمومی» اشراف لازم را داشته باشیم.
شناخت اهداف مخاطبان مطلوب روابط عمومی از مبناترین اولویت های هر برنامه روابط عمومی، است لذا در تدوین برنامه باید به این موضوع توجه كافی داشته باشیم.
در واقع هر برنامه به چند طرح و هر طرح به چند پروژه تقسیم میشود. ادارات روابط عمومی می باید پروژه های خود را در قالب معیارهای ذیل تنظیم و ارائه كنند.

 ارائه پروژه فعالیت روابط عمومی در قالب یك برنامه مدون
پروژه فعالیت روابط عمومی بایستی دارای معیارها و محورهای ذیل باشد:
 1-   مقدمه (یا استدلال)
این بخش شامل بررسی پیشینه نوع كار و مخاطبان مطلوب آن می شود. در این مقدمه می توان به مسائل روابط عمومی و اموری كه پیرامون موضوع تحت مطالعه قرار دارد پرداخت. مقدمه باید حداكثر حدود دو پاراگراف باشد.
2-   اهداف پروژه
در این قسمت هدف هایی كه برنامه یا پروژه برای دستیابی به آنها تنظیم و اجرا می شود، بیاید. معمولا هدفها فهرست وار با شماره و یا حروف الفبا مشخص و از یكدیگر جدا می شوند.
3-    روشهای اجرایی
در این بخش مشخصات كلی ابزارهایی بیان می شود كه برای رساندن پیام دلخواه به همه مخاطبان به منظور رسیدن به هدفهای پروژه یا برنامه ارائه شده، لازم است.
برخی از ابزارها عبارتند از:
الف) فعالیت رسانه ای                    ر) طرحهای مشاركتی
ب) انتشاراتی                               ز) پژوهش
ج) تبلیغاتی                                   د) آموزش
ح) برگزاری مراسم                       ذ) سایر ابزارها
- هنگامی كه یكی یا چند ابزار برای اجرای پروژه ها در نظر گرفته شد بایستی زیر مجموعه های آن ابزار و جزئیاتی كه در اجرای برنامه ها دخیل است ذكر شود تا دلیل استفاده از آن به درستی توجیه شود.
- بایستی توضیح داده شود كه این روشها و ابزارهای ارتباطی چگونه در اجرای برنامه و پروژه كاربرد دارند و ابزارها باید به دقت انتخاب شوند تا قادر باشند پیام دلخواه روابط عمومی را به درستی و به طور كامل منتقل كنند.
- ابزراهای انتخاب بایستی با چارچوب زمانی كه در اختیار است سازگار باشند.
4-   ارزیابی
بهتر است نوع شیوه ای را كه در اندازه گیری تاثیرگذاری پروژه به كار خواهید برد، از قبل تعیین كنید.
5-   نتیجه
خلاصه برنامه و پروژه، چكیده استدلالها و امتیازات پروژه در این بخش آورده می شود.
6-   مجریان طرح و پروژه
در این قسمت بایستی اطلاعات كلی در مورد گروه كارگزار كه مامور اجرای برنامه و پروژه هستند آورده می شود.
7-   جدول زمان بندی
وجود جدول زمان بندی معمولا در اقدامات و برنامه های گسترده و یا هنگامی كه زمان برنامه یا پروژه اهمیت زیادی در تاثیر گذاری آن دارد، مفید است.
8-   بودجه
بودجه برنامه و یا پروژه روابط عمومی می تواند شامل جزئیات و ریز ارقام و یا ارزیابی كلی هزینه ها باشد كه بستگی به ماهیت برنامه دارد.
- در برنامه های اداره كل روابط عمومی هزینه های پرسنلی معمولا در نظر گرفته نمی شود و تنها بایستی هزینه های غیرپرسنلی لحاظ می شود.
9-   پیوست
این بخش شامل اسناد تایید كننده ای از قبیل یافته های تحقیقاتی، مقالات و یا سوابق اقدامات گذشته است كه نكات مندرج در برنامه را روشن می كند.
·   در نهایت، برای ارائه مطلوب پروژه فعالیت در قالب یك برنامه مشخص بهتر است كه صفحه عنوان و فهرست مندرجات نیز در ابتدای كار آورده شود.