برنامه زمانبندي فعاليتهاي روابط عمومي
مديريت كنترل پروژه C.P.M يا برنامه زمانبندي فعاليتهاي روابط عمومي
تفكيك و تقسيمبندي فعاليتها برحسب اولويتهاي زماني حسب امكانات موجود و ضوابط فني از اصول اوليه مديريت اجرايي ميباشد. انجام فعاليتهاي فرهنگي و اجتماعي وقتي اثربخش خواهند بود كه علاوه بر هدفمداري به پارامتر مهم زمان توجه ويژه داشته باشيم.
چنانچه در اصول اوليه طراحي و برنامهريزي به انجام هر كدام از فعاليتها در زمان خاص خود توجه نشود اثرگذاري لازم را نداشته و يا بدليل عدم سازگاري با ديگر فعاليتهاي انجام شده اثرگذاري كمتري خواهند داشت. لذا توجه به مديريت زمان و كنترل و نظارت در اجراي دقيق هر كدام از فعاليتها براي رسيدن به اهداف موردنظر به ما اين امكان را خواهد داد تا با توان لازم نسبت به انجام هر پروژه در زمان مقرر دقت بيشتري داشته باشيم.
شيوهنامه استفاده از جدول زمانبندي فعاليتها
روند كلي از اين قرار است كه براي پروژههاي مختلف فعاليتهاي تحت پوشش تفكيك و نامگذاري ميشود. طبيعتاً در اين تقسيمبندي اولويتهاي زماني مهمترين ملاك ميباشد.
به عنوان مثال چنانچه پروژه 01 به 5 فعاليت تقسيم شود ابتدا بايد فعاليتي انجام شود كه به فعاليت ماقبل خود وابستگي نداشته باشد و چنانچه چند فعاليت هيچكدام به همديگر وابستگي نداشته باشند بايد فعاليتي انجام شود كه مهمتر است. گاهاً ممكن است انجام فعاليتها به همديگر وابستگي نداشته باشند و ممكن به پارامترهاي ديگري از جمله مسائل و سياستهاي كلي وزارتخانه و يا عوامل ديگري وابستگي داشته باشد. مثلاً چنانچه قرار باشد عمليات فيلمبرداري از مناظر طبيعي و يا كشاورزي انجام گيرد بايد درباره زماني طراحي شود كه كمترين اتلاف وقت را داشته باشيم و مسائلي اقليمي، هواشناسي و... در نظر گرفته شود.
لذا ابتدا بايد در طراحي زمانبندي هر كدام از پروژهها، كارشناسان موضوعي فعاليتهاي مختلف را با ديدگاههاي كارشناسي و فني بهترين زمان براي انجام بهينه آن فعاليت را با ذكر وابستگيهاي فني مشخص، سپس زمان بهينه را براي اجراي آن در جدول پيوست مشخص نمايند.
مثال:
براي پروژه با كد (01)، 5 فعاليت در نظر گرفته شده است فعاليت A،B، C، D، E، فعاليت A مهمترين فعاليت است كه بايد ابتدا انجام گيرد همه فعاليتها بجز فعاليت D به آن وابستهاند يعني تا فعاليت A انجام نگيرد ساير فعاليتها انجام نخواهد شد ولي فعاليت D به آن بستگي ندارد و ميتواند از ابتدا شروع شود. فعاليت A بلحاظ زماني براساس امكانات موجود به 15 روز وقت نياز دارد و فعاليت D حدود 4 ماه زمان لازم خواهد داشت لذا در جدول بصورت زير مشخص ميگردد.
زمان
فعاليت |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
.......... |
12 |
A |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
B |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
C |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
D |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
E |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
فعاليت B به فعاليت A وابسته است و فعاليت C به فعاليت B وابسته است هركدام از آنها به ترتيب 2 ماه و 3 ماه وقت لازم دارند. فعاليت E به فعاليت C و D وابسته است پس اگر چه فعاليت D زودتر تمام ميشود ليكن تا پايان فعاليت C نميتوان فعاليت E شروع كرد.
براين اساس ميبينيم كه اين زمانبندي به ما كمك ميكند تا براساس اولويتها از امكانات استفاده كنيم مثلاً اگر براي انجام فعاليت E به لوازمي نياز داريم و محدوديت مالي و انساني داريم اولويت اين است كه اين امكانات را در ساير فعاليتها استفاده كنيم تا تامين مجدد نيازهاي فعاليت E تهيه شود.
مهمترين فعاليت در اين برنامه انجام فعاليت C است كه اين محدوده را ”محدوده بحراني“ ميگويند. چرا كه خود به فعاليتهاي قبلي وابسته است و انجام فعاليت نهايي پروژه نيز بلافاصله بعد به آن وابسته است لذا در اين محدوده بايد توجه خاصي به تهيه ابزار و امكانات بشود.
لازم به ذكر است كه از جدول زمانبندي فعاليتها ميتوان حسب نياز مورد استفاده كارشناسان هر بخش نيز قرار گيرد و آنها نيز طبق توضيحات فوقالذكر فعاليتها و ماموريتهاي محول شده را در قالب زمانبندي سالانه بطور مشخص تنظيم كنند.
اميد آنكه با برنامهريزي دقيق در انجام بهينه فعاليتها و وظايف خود موفق باشيم.
