تفكيك و تقسيم‎بندي فعاليتها برحسب اولويت‎هاي زماني حسب امكانات موجود و ضوابط فني از اصول اوليه مديريت اجرايي مي‎باشد. انجام فعاليت‎هاي فرهنگي و اجتماعي وقتي اثربخش خواهند بود كه علاوه بر هدفمداري به پارامتر مهم زمان توجه ويژه داشته باشيم.

چنانچه در اصول اوليه طراحي و برنامه‎ريزي به انجام هر كدام از فعاليت‎ها در زمان خاص خود توجه نشود اثرگذاري لازم را نداشته و يا بدليل عدم سازگاري با ديگر فعاليت‎هاي انجام شده اثرگذاري كمتري خواهند داشت. لذا توجه به مديريت زمان و كنترل و نظارت در اجراي دقيق هر كدام از فعاليت‎ها براي رسيدن به اهداف موردنظر به ما اين امكان را خواهد داد تا با توان لازم نسبت به انجام هر پروژه در زمان مقرر دقت بيشتري داشته باشيم.

شيوه‎نامه استفاده از جدول زمانبندي فعاليتها

روند كلي از اين قرار است كه براي پروژه‎هاي مختلف فعاليتهاي تحت پوشش تفكيك و نامگذاري مي‎شود. طبيعتاً در اين تقسيم‏بندي اولويت‎هاي زماني مهمترين ملاك مي‎باشد.

به عنوان مثال چنانچه پروژه 01 به 5 فعاليت تقسيم شود ابتدا بايد فعاليتي انجام شود كه به فعاليت ماقبل خود وابستگي نداشته باشد و چنانچه چند فعاليت هيچكدام به همديگر وابستگي نداشته باشند بايد فعاليتي انجام شود كه مهمتر است. گاهاً ممكن است انجام فعاليت‎ها به همديگر وابستگي نداشته باشند و ممكن به پارامترهاي ديگري از جمله مسائل و سياستهاي كلي وزارتخانه و يا عوامل ديگري وابستگي داشته باشد. مثلاً چنانچه قرار باشد عمليات فيلمبرداري از مناظر طبيعي و يا كشاورزي انجام گيرد بايد درباره زماني طراحي شود كه كمترين اتلاف وقت را داشته باشيم و مسائلي اقليمي، هواشناسي و... در نظر گرفته شود.

لذا ابتدا بايد در طراحي زمانبندي هر كدام از پروژه‎ها، كارشناسان موضوعي فعاليت‎هاي مختلف را با ديدگاههاي كارشناسي و فني بهترين زمان براي انجام بهينه آن فعاليت را با ذكر وابستگي‎هاي فني مشخص، سپس زمان بهينه را براي اجراي آن در جدول پيوست مشخص نمايند.

مثال:

براي پروژه با كد (01)، 5 فعاليت در نظر گرفته شده است فعاليت A،B، C، D، E، فعاليت A مهمترين فعاليت است كه بايد ابتدا انجام گيرد همه فعاليت‎ها بجز فعاليت D به آن وابسته‎اند يعني تا فعاليت A انجام نگيرد ساير فعاليت‎ها انجام نخواهد شد ولي فعاليت D به آن بستگي ندارد و مي‎تواند از ابتدا شروع شود. فعاليت A بلحاظ زماني براساس امكانات موجود به 15 روز وقت نياز دارد و فعاليت D حدود 4 ماه زمان لازم خواهد داشت لذا در جدول بصورت زير مشخص مي‎گردد.