برنامه هاي روابط عمومي زماني با موفقيت روبرو مي شود كه 7 گام اساسي را طي كند. برخي از گامها اساسي هستند و بايد حتما مورد توجه قرار گيرند برخي نيز زياد مهم نيستند. اين گامها به شرح ذيل معرفي مي شوند:

1ـ تثبيت نقش ويژه روابط عمومي در سازمان

          اين مرحله اساسي ترين و بديهي ترين مرحله در فرايند اطلاع رساني موفق است. هدايت و مديريت افكار عمومي بايستي به عنوان يكي از كاركردهاي اساسي به روابط عمومي سپرده شود. روابط عمومي بايستي از موقعيت مناسب حرفه اي برخوردار شود و همان جايگاهي را كه نشريات و روزنامه ها و روابط عمومي سازماني در توسعه ايفا مي كنند داشته باشد. لذا در برنامه هاي توسعه مورد توجه ويژه قرار گيرد. اعضاي روابط عمومي بايستي از مهارتهاي ارتباطات و انگيزه لازم برخوردار باشند.

2ـ تعيين اهداف روابط عمومي

به چه نتيجه اي مي خواهيد برسيد؟ اهداف سازماني شما چيست؟ اهداف روابط عمومی چیست؟

          انتخاب با شماست. شما مي توانيد اهدافتان را هرچقدر كه مي خواهيد آرماني در نظر بگيريد. كليد ارائه كار شما در يك مسئوليت حفظ شور و نشاط و انگيزه بالا است. در اهداف خود اغراق نكنيد زيرا بزرگ نمايي در  اهداف باعث مي شود ريشه هاي تعهد و انگيزه خشك شود و انرژي مثبتي كه جهت دستيابي به اهداف آرماني در حين كار ايجاد مي شود به راحتي از بين برود.

          بهترين روش براي مشخص كردن اهداف روابط عمومي برگزاري جلسات طوفان فكري است. نظرات اعضا جلسه بر روي تخته فهرست شوند. جلسات طوفان فكري به روابط عمومي اين امكان را مي دهد كه اهداف خود را مطابق با نظرات تمام اعضا تطابق داده و در جهت توسعه اهداف متناسب با سليقه هاي گوناگون گام بردارد.

3ـ مشخص كردن نيازها و علايق مخاطبان

          سازمان شما علاقمند است پيامهاي آن به دست چه كساني برسد؟ جواب اين سوال در سازمانهاي مختلف تفاوت مي كند. اما آنچه مهم است علايق و نيازهاي كاركنان در سازمان، مخاطبان بالقوه، جامعه نيازمند به اطلاعات علمي كتابخانه اي ، دانشگاهيان، انجمن هاي صنفي و تشكلهاي حرفه اي مرتبط با سازمان و رسانه هاي گروهي از جمله مخاطبان هستند كه اهداف، نيازها و علايق آنها در ارتباط با سازمان بايستي مشخص شود.

4ـ تعيين پيامهاي روابط عمومي

          پيام شما چيست؟ شما مي خواهيد چه چيزي را به مخاطبان خود بفهمانيد؟ در هر حال پيامها در موقعيتها و سازمانهاي مختلف با هم تفاوت دارند.

5ـ تدوين استراتژي اطلاع رساني

          استراتژيها و راهبردها عنصر كليدي برنامه شما هستند. استراتژي ها شما را در يافتن علايق مخاطبان شما و انتقال پيام به آنها كمك مي كند. به نحوي كه اساس برنامه روابط عمومي به شمار مي رود. به طور خلاصه مي توان فهرستي از استراتژيهاي يك برنامه روابط عمومي را به شرح ذيل برشمرد:

الف) توسعه مستمر اطلاعات روابط عمومي

ب) استفاده از طيف گسترده رسانه هاي گروهي براي انتقال پيام

ج) تبليغ و ترفيع موقعيت سازمان به عنوان يك منبع سازمان مفيد اجتماعي و مسئوليت پذير در جامعه

د) برقراري و توسعه ارتباط با رسانه ها

ه) معرفي جايگاه و موقعيت سازمان به عنوان يكي از ...(متناسب با سازمان مربوطه تفاوت دارد)

و) هماهنگي بيشتر با ساير اعضاي کلیدی سازمان

6- مطابقت برنامه ها با جدول زمانبندي شده يا شرايط مردم

          براي ايفاي نقش موثر به عنوان يك روابط عمومي متعهد، شما بايد بدانيد كه در واحدتان چه چيزي مايه رضايتمندي است.؟ هنگام صحبت كردن از جايگاه روابط عمومي، اغلب از اين موضوع   گله مندند كه من نمي دانستم اين رويداد برنامه ريزي شده بود!

          دو اشتباه بزرگ كه در برنامه ريزي هاي روابط عمومي ها به چشم مي خورد اين است كه نمي دانند چگونه مسئوليتهاي محوله برنامه ريزي شده است وديگر اينكه وقت زيادي جهت اجراي برنامه هاي در اختيار ندارند.

          مدير روابط عمومي جهت دستيابي به موفقيت در برنامه هاي اطلاع رساني بايستي در برقراري ارتباط موفق باشد. بررسی ,پرس و جو و تحقیق  كند. شما نيز بايد بدانيد چه چيزي برنامه‎ريزي شده و چه رويدادهايي در انتظار است. بعد از اينكه اطلاعات لازم را كسب كرديد، بايستي اعتبار و قابليت لازم را براي دسترسي به اطلاعاتي كه مورد نياز عمليات شماست ايجاد كنيد. در جهت كسب اعتبار و احترام براي روابط عمومي همراه با تمامي موقعيتها و امتيازاتي كه مي تواند به آن دست پيدا كند، كوشا باشيد.

شما بايد در پي گسترش حرفه‎اي جايگاه روابط عمومي باشيد، تا جايي كه همه بگويند: ما به كمك شما جهت ارتقا موقعيت و اعتبار فلان طرح يا پروژه نيازمنديم. چنين موقعيتي زماني محقق مي‎شود كه هيئت مديره  و مقامات ارشد سازمان خود را در قبال روابط عمومي متعهد بدانند.

7- تدوين برنامه مكتوب و زمانبندي شده

          يك برنامه مكتوب با يك جدول زمانبندي شده تكميل مي‎شود. بهترين برنامه‎ها، برنامه‎هاي سالانه هستند كه به شما به طور موثري محدوديتها را نشان مي‎دهند.

سنجش ارتباطات سازمان با مخاطبان
يك سنجش افكار عمومي ارتباطي مي تواند به صورت هاي مختلفي انجام شود. پرداختن به اين موضوع كليد موفقيت سازمان جهت جلب رضايت مخاطبان و ذي علاقگان كليدي است. اگر سازماني نداند مخاطبان اصلي سازمان چه كساني هستند، و آنان براي قضاوت درباره سازمان چه معيارهايي به كار مي گيرند و چگونه سازمان در قبال اين معيارها اقدام مي كند، احتمال اينكه سازمان بداند كه براي راضي نمودن مخاطبان اصلي و ذي  علاقه خود چه كاري بايد انجام دهد بسيار اندك است.
uبا سنجش شناسايي و سنجش مسئوليت اجتماعي سازمان روابط عمومي مي كوشد دلايلي را كه يك شركت يا سازمان به درستي و آن گونه كه بايد شناخته نشده است دريابد و هويتي را كه لازم است اين سازمان خود در ذهنها ايجاد كند روشن سازد.
در اين روش محقق با مشخص كردن اطلاعات مورد نياز و تعيين مخاطبان، به تدوين پرسشنامه مي پردازد و با روشهاي علمي پس از اجراي پژوهش به تحليل داده ها و تهيه گزارش نهايي اقدام مي كند. نتايج بدست آمده در واقع معيار تدوين يك برنامه ارتباطي براي روابط عمومي را فراهم مي سازد. در اين مرحله روابط عمومي قادر خواهد بود كه  با شناسايي مخاطبان اصلي سازمان، اهداف واقعي را كه مطابق با نيازهاي ارتباطي مشتريان يا مخاطبان خود است را مشخص و نسبت به تعيين پيامهاي ارتباطي مؤثر اقدام كند.

در سازمانهاي كوچك براي سنجش ارتباطات مي توان از روش بررسي هاي غير رسمي و مصاحبه هاي ژرفانگر استفاده كرد. براي سازمانهايي كه بودجه زيادي در اختيار روابط عمومي قرار نمي دهند دست زدن به تحقيقات غير رسمي مفيد است. در اين روش روابط عمومي مي تواند كار را از بازنگري پرونده هاي فروش، و يا اعضاء شروع كند. تحقيقات غير رسمي را مي توان از طرق مختلف مصاحبه يا توزيع پرسشنامه بين مشتري ها ، كارمندان و كارگران، مصرف كنندگان كالا و استفاده كنندگان خدمات شركت و رهبران فكري محلي در رسانه هاي گروهي انجام داد.
اين گونه مصاحبه هاي شخصي ارزيابي مي تواند يكي از منابع مهم اطلاعات براي روابط عمومي باشد. بررسي گزارش نمايندگان  و فروشندگان سازمان كه مستقيماً با مردم در ارتباط هستند، تشكيل هسته هاي مشورتي با مشتريان بزرگ، برگزاري ملاقات هاي عمومي با كاركنان و مردم و دريافت پيشنهادهاي كاركنان و تماس دائم با دوستان كارمندان و مراجعان سازمان همه و همه از جمله روشهايي هستند كه در گام اول تدوين برنامه روابط عمومي مي توان از آنها بهره جستP>

اما بنده معتقدم تنها كسي كه بخواهد افكار عمومي را دريابد همان رياست جمهوري است چرا كه نوك پيكان بخش عظيمي از مفهوم  افكار عمومي  به طرف دولت است.به قول "هام" تنها حامي دولتمردان افكار عمومي است يا "ويليام تمپل" كه مي گويد :مي توان گفت هر حكومتي به نسبتي كه افكار عمومي از آن حمايت مي كند قوي يا ضعيف مي شود....

آقاي رئيس جمهور با نگاهي به محيط پيراموني خوب مي توان فهميد افكار عمومي در خصوص دولت چه مي انديشد . از  جمعي از دانشجويان سئوال شد به نظر شما افكار عمومي نسبت به دولت چگونه قضاوت مي كند.جمع بندي نتايج پژوهش غير رسمي آنها در پاسخ به سئوال بسيار تاسف انگيز بود» نگرشها بسيار نااميد كننده و نگران كننده...

آقاي رئيس جمهور اگر مي خواهيد افكار عمومي را با خود داشته باشيد"به روابط عمومي كارآمد بينديشيد"آنچه در اين چند سال شاهد آن بوده ايم همه شعار بوده است و نظريه پردازي. دولت جنابعالي تعهد كرده خدمتگذار مردم باشد »خدمتگذاري زماني مفهوم واقعي به خود مي گيرد كه مردم به خدمتگذار خود اعتماد كنند و اعتماد زماني ميسور مي شود كه مردم مطمئن شوند نظرات و انديشه هاي آنان تصميم ساز بوده و در تصميم گيري هاي مسئولان  نمود عيني پيدا  كند لذا اطلاع يابي‌ ‌،اطلاع شناسي ،و پاسخگويي گامهايي هستند كه اساس تفاهم ، اقناع و ترغيب افكار عمومي و جلب اعتماد آنان را پايه ريزي مي كند و اين تحقق نمي يابد تا زماني كه "روابط عمومي كارآمد" در تمام دستگاهها و سازمانها و وزارتخانه ها شكل نگيرد.

ساختار ضعيف سازماني و تشكيلاتي از طرفي ،ديدگاه نامناسب بسياري از مسئولان ارشد سازمانها به مقوله  روابط و افكار عمومي از ديگر سوي و البته نا كارآمدي برخي از مديران روابط عمومي ها  ابعاد مثلثي هرم گونه هستند كه در كشور مصيبتهاي فراواني براي روابط عمومي بوجود آورده اند.

به عنوان كارشناسي كه در اين چند سال مسئوليت ، مطالعه و تدريس در حوزه روابط عمومي از نزديك با آسيبها و مشكلات روابط عمومي و پيامدهاي بي توجهي به افكار عمومي آشنا هستم   - يا به عنوان شهروندي علاقه مند به آباداني كشور عزيزم ايران _پيشنهاد مي كنم جلسه اي در هيئت دولت به موضوع  ارتقاء جايگاه  ،حل مشكل تشكيلاتي و اعتباري روابط عمومي  و بررسي راههاي توجه به افكار عمومي از كانال روابط عمومي به عنوان مهمترين مكانيزم اجرايي حل مسائل و مشكلات ارتباطي و رفع تعارضات دولت با مردم اختصاص يابد.

بدون شك روابط عمومي كارآمد  موجب مي شود مردم واقعا" معني خدمتگذاري را لمس كنند.اميد است همچنان اميدوارانه "بتوانيد "همراه با پيشبرد ساير برنامه ها ،سياستها و اقدامات عملي  افكار عمومي را با خود همراه كنيد . اما اطمينان مي دهم روابط عمومي كارآمد و برنامه محور  - نه تنها -  اما عملي ترين مكانيزم اجرايي جهت  پياده كردن شعار اميد بخش  "ما مي توانيم " است پس" همه با هم" به آن بينديشيم.