روابط عمومي در سالهاي اخير دچار تحولات فراوانی شده است كه اهميت وجايگاه بالاي آن را درحل و فصل بحرانها ، فرهنگ سازی ، ايجاد تفاهم میان افكار عمومي و سازمان و اعتماد سازی آشكار مي سازد. علاوه بر اين رشد نظام ارتباطی واطلاع رساني از عناصر اصلي توسعه در جوامع به شمار مي رود. در اين ميان نقش عمده اي كه روابط عمومي ها به عنوان مجريان اين امر بر عهده دارند ، حائز اهميت است . توانايي روابط عمومي ها در فرايند اطلاع رساني و برقراري ارتباط با افكار عمومي از آن جهت موثر است كه همسو سازي ارزش ها و هدفهاي سازمان و مخاطبين را به خوبي محقق مي سازد

روابط عمومي امروز بايد بتواند در جهت دهي افكار عمومي و سازمان در مسير تحول و توسعه ، نقش كليدي ايفا نمايد .مسلماً عزمي راسخ مي طلبد تا سنت ها را كنار گذاشته و همگام با تحولات روز ، متحول شده و اساس و بنيان برنامه هاي روابط عمومي را بر مبناي توسعه پايدار برنامه ريزي نمائيم . افزايش سطح دانش و معلومات کار شناسان روابط عمومي نيز بايد در برنامه هاي اصلي دولت در حال توسعه باشد .
. روابط عمومي يك گام و يك عزم ملي است براي رسيدن سريعتر به برنامه هاي توسعه كشور؛ از اين رو اميدواريم كه برنامه ريزان كلان كشور همانطور كه روزي را با نام روابط عمومي درتقويم ثبت نمودند در مرحله عمل نيز ، اهميت و كاركردهاي ضروري و اصولي روابط عمومي را نيز در نظر گرفته و با جديت به مسئله رشد روابط عمومي در كشور نظر داشته باشند.

تفكيك و تقسيم‎بندي فعاليتها برحسب اولويت‎هاي زماني حسب امكانات موجود و ضوابط فني از اصول  اوليه مديريت اجرايي مي‎باشد. انجام فعاليت‎هاي فرهنگي و اجتماعي وقتي اثربخش خواهند بود كه علاوه بر هدفمداري به پارامتر مهم زمان توجه ويژه داشته باشيم.

چنانچه در اصول اوليه طراحي و برنامه‎ريزي به انجام هر كدام از فعاليت‎ها در زمان خاص خود توجه نشود اثرگذاري لازم را نداشته و يا بدليل عدم سازگاري با ديگر فعاليت‎هاي انجام شده اثرگذاري كمتري خواهند داشت. لذا توجه به مديريت زمان و كنترل و نظارت در اجراي دقيق هر كدام از فعاليت‎ها براي رسيدن به اهداف موردنظر به ما اين امكان را خواهد داد تا با توان لازم نسبت به انجام هر پروژه در زمان مقرر دقت بيشتري داشته باشيم.

شيوه‎نامه استفاده از جدول زمانبندي فعاليتها

روند كلي از اين قرار است  كه براي پروژه‎هاي مختلف فعاليتهاي تحت پوشش تفكيك و نامگذاري مي‎شود. طبيعتاً در اين تقسيم‏بندي اولويت‎هاي زماني مهمترين ملاك مي‎باشد.

به عنوان مثال چنانچه پروژه 01 به 5 فعاليت تقسيم شود ابتدا بايد فعاليتي انجام شود كه به فعاليت ماقبل خود وابستگي نداشته باشد و چنانچه چند فعاليت هيچكدام به همديگر وابستگي نداشته باشند بايد فعاليتي انجام شود كه مهمتر است. گاهاً ممكن است انجام فعاليت‎ها به همديگر وابستگي نداشته باشند و ممكن به پارامترهاي ديگري از جمله مسائل و سياستهاي كلي وزارتخانه و يا عوامل ديگري وابستگي داشته باشد. مثلاً چنانچه قرار باشد عمليات فيلمبرداري از مناظر طبيعي و يا كشاورزي انجام گيرد بايد درباره زماني طراحي شود كه كمترين اتلاف وقت را داشته باشيم و مسائلي اقليمي، هواشناسي و... در نظر گرفته شود.

لذا ابتدا بايد در طراحي زمانبندي هر كدام از پروژه‎ها، كارشناسان موضوعي فعاليت‎هاي مختلف را با ديدگاههاي كارشناسي و فني بهترين زمان براي انجام بهينه آن فعاليت را با ذكر وابستگي‎هاي فني مشخص، سپس زمان بهينه را براي اجراي آن در جدول پيوست مشخص نمايند.

مثال:

براي پروژه با كد (01)، 5 فعاليت در نظر گرفته شده است فعاليت A،B، C، D، E، فعاليت A  مهمترين فعاليت است كه بايد ابتدا انجام گيرد همه فعاليت‎ها بجز فعاليت D به آن وابسته‎اند يعني تا فعاليت A  انجام نگيرد ساير فعاليت‎ها انجام نخواهد شد ولي فعاليت D به آن بستگي ندارد و مي‎تواند از ابتدا شروع شود. فعاليت A بلحاظ زماني براساس امكانات موجود به 15 روز وقت نياز دارد و فعاليت D حدود 4 ماه زمان لازم خواهد داشت لذا در جدول بصورت زير مشخص مي‎گردد.

برنامه هاي روابط عمومي زماني با موفقيت روبرو مي شود كه 7 گام اساسي را طي كند. برخي از گامها اساسي هستند و بايد حتما مورد توجه قرار گيرند برخي نيز زياد مهم نيستند. اين گامها به شرح ذيل معرفي مي شوند:

1ـ تثبيت نقش ويژه روابط عمومي در سازمان

          اين مرحله اساسي ترين و بديهي ترين مرحله در فرايند اطلاع رساني موفق است. هدايت و مديريت افكار عمومي بايستي به عنوان يكي از كاركردهاي اساسي به روابط عمومي سپرده شود. روابط عمومي بايستي از موقعيت مناسب حرفه اي برخوردار شود و همان جايگاهي را كه نشريات و روزنامه ها و روابط عمومي سازماني در توسعه ايفا مي كنند داشته باشد. لذا در برنامه هاي توسعه مورد توجه ويژه قرار گيرد. اعضاي روابط عمومي بايستي از مهارتهاي ارتباطات و انگيزه لازم برخوردار باشند.

2ـ تعيين اهداف روابط عمومي

به چه نتيجه اي مي خواهيد برسيد؟ اهداف سازماني شما چيست؟ اهداف روابط عمومی چیست؟

          انتخاب با شماست. شما مي توانيد اهدافتان را هرچقدر كه مي خواهيد آرماني در نظر بگيريد. كليد ارائه كار شما در يك مسئوليت حفظ شور و نشاط و انگيزه بالا است. در اهداف خود اغراق نكنيد زيرا بزرگ نمايي در  اهداف باعث مي شود ريشه هاي تعهد و انگيزه خشك شود و انرژي مثبتي كه جهت دستيابي به اهداف آرماني در حين كار ايجاد مي شود به راحتي از بين برود.

          بهترين روش براي مشخص كردن اهداف روابط عمومي برگزاري جلسات طوفان فكري است. نظرات اعضا جلسه بر روي تخته فهرست شوند. جلسات طوفان فكري به روابط عمومي اين امكان را مي دهد كه اهداف خود را مطابق با نظرات تمام اعضا تطابق داده و در جهت توسعه اهداف متناسب با سليقه هاي گوناگون گام بردارد.

3ـ مشخص كردن نيازها و علايق مخاطبان

          سازمان شما علاقمند است پيامهاي آن به دست چه كساني برسد؟ جواب اين سوال در سازمانهاي مختلف تفاوت مي كند. اما آنچه مهم است علايق و نيازهاي كاركنان در سازمان، مخاطبان بالقوه، جامعه نيازمند به اطلاعات علمي كتابخانه اي ، دانشگاهيان، انجمن هاي صنفي و تشكلهاي حرفه اي مرتبط با سازمان و رسانه هاي گروهي از جمله مخاطبان هستند كه اهداف، نيازها و علايق آنها در ارتباط با سازمان بايستي مشخص شود.

4ـ تعيين پيامهاي روابط عمومي

          پيام شما چيست؟ شما مي خواهيد چه چيزي را به مخاطبان خود بفهمانيد؟ در هر حال پيامها در موقعيتها و سازمانهاي مختلف با هم تفاوت دارند.

5ـ تدوين استراتژي اطلاع رساني

          استراتژيها و راهبردها عنصر كليدي برنامه شما هستند. استراتژي ها شما را در يافتن علايق مخاطبان شما و انتقال پيام به آنها كمك مي كند. به نحوي كه اساس برنامه روابط عمومي به شمار مي رود. به طور خلاصه مي توان فهرستي از استراتژيهاي يك برنامه روابط عمومي را به شرح ذيل برشمرد:

الف) توسعه مستمر اطلاعات روابط عمومي

ب) استفاده از طيف گسترده رسانه هاي گروهي براي انتقال پيام

ج) تبليغ و ترفيع موقعيت سازمان به عنوان يك منبع سازمان مفيد اجتماعي و مسئوليت پذير در جامعه

د) برقراري و توسعه ارتباط با رسانه ها

ه) معرفي جايگاه و موقعيت سازمان به عنوان يكي از ...(متناسب با سازمان مربوطه تفاوت دارد)

و) هماهنگي بيشتر با ساير اعضاي کلیدی سازمان

6- مطابقت برنامه ها با جدول زمانبندي شده يا شرايط مردم

          براي ايفاي نقش موثر به عنوان يك روابط عمومي متعهد، شما بايد بدانيد كه در واحدتان چه چيزي مايه رضايتمندي است.؟ هنگام صحبت كردن از جايگاه روابط عمومي، اغلب از اين موضوع   گله مندند كه من نمي دانستم اين رويداد برنامه ريزي شده بود!

          دو اشتباه بزرگ كه در برنامه ريزي هاي روابط عمومي ها به چشم مي خورد اين است كه نمي دانند چگونه مسئوليتهاي محوله برنامه ريزي شده است وديگر اينكه وقت زيادي جهت اجراي برنامه هاي در اختيار ندارند.

          مدير روابط عمومي جهت دستيابي به موفقيت در برنامه هاي اطلاع رساني بايستي در برقراري ارتباط موفق باشد. بررسی ,پرس و جو و تحقیق  كند. شما نيز بايد بدانيد چه چيزي برنامه‎ريزي شده و چه رويدادهايي در انتظار است. بعد از اينكه اطلاعات لازم را كسب كرديد، بايستي اعتبار و قابليت لازم را براي دسترسي به اطلاعاتي كه مورد نياز عمليات شماست ايجاد كنيد. در جهت كسب اعتبار و احترام براي روابط عمومي همراه با تمامي موقعيتها و امتيازاتي كه مي تواند به آن دست پيدا كند، كوشا باشيد.

شما بايد در پي گسترش حرفه‎اي جايگاه روابط عمومي باشيد، تا جايي كه همه بگويند: ما به كمك شما جهت ارتقا موقعيت و اعتبار فلان طرح يا پروژه نيازمنديم. چنين موقعيتي زماني محقق مي‎شود كه هيئت مديره  و مقامات ارشد سازمان خود را در قبال روابط عمومي متعهد بدانند.

7- تدوين برنامه مكتوب و زمانبندي شده

          يك برنامه مكتوب با يك جدول زمانبندي شده تكميل مي‎شود. بهترين برنامه‎ها، برنامه‎هاي سالانه هستند كه به شما به طور موثري محدوديتها را نشان مي‎دهند.